Cargar o importar datos desde un documento Excel

 

¡Bienvenido a este artículo de cargar o importación de documento Excel!

 

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Nuestra herramienta permite realizar la carga de información desde un documento de Excel, debes tener en cuenta varias cosas:

  1. Al momento de realizar la carga, cada una de las filas del Excel será un registro en el CRM y que las columnas serán asignadas a campos del CRM.
  2. Es importante aclarar que si dentro de la configuración del CRM tienes campos obligatorios para crear los registros, debes tener una columna con la información de dichos campos.
  3. Tener claro los campos donde guardarás la información en el CRM, en caso de no estar en el CRM, crearlos previamente.
  4. La carga se realiza en bloques de 1000 (mil) registros, si tienes mas de 1000 registros a subir debes tener un archivo diferente por cada mil de ellos.

Una vez el documento esté en este formato le damos Guardar en formato CSV.

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Ya con el documento guardado en formato CSV, el siguiente paso es ir al CRM y entrar al módulo donde queremos hacer la importación de los registros.

Nota: Si los registros están relacionados con otros módulos debes hacer esa carga antes. Ejemplo: si vas a cargar contactos y relacionarlos a clientes debes realizar la carga de clientes antes, si vas a cargar negocios relacionados a clientes y contactos debes realizar la carga de clientes y contactos con anterioridad.

Ubicados en el módulo donde vamos a realizar la carga vamos al botón Acciones > Importar. Tendrás la siguiente vista.

Nota: Si la opción de importar no aparece, es porque el perfil de tu usuario no tiene habilitada esa opción, para entender más sobre perfiles lee “Roles y Perfiles”. Generalmente, el usuario administrador tiene estas opciones habilitadas.

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Una vez te aparece esta pantalla, procedes a hacer los siguientes pasos:

Paso 1: Seleccionas el archivo previamente guardado en formato csv.

Paso 2: Tipo de Archivo: Aquí confirmas el tipo de archivo que vas a subir (CSV).

Codificación de caracteres: La codificación de caracteres por defecto de Excel, el UTF-8.

Delimitador: El delimitador de los caracteres, recuerda que seleccionamos separado por comas.

Nota: Si no te aparece como las figuras a continuación, posiblemente es porque en el paso 2 debes cambiar el delimitador de (semicolon) esto se debe a la configuración del Excel al exportar registros en CSV.

Tiene Encabezado: Se selecciona si nuestro documento tiene en la primera fila nombres de las columnas.

Paso 3: Este es el manejo de registros duplicados en el carga, en esta opción defines si vas a omitir, sobrescribir o fusionar los registros que serán cargados con los ya existentes, solo debes definir cual será la información en los campos que debe coincidir para catalogarlo como registro ya existente.

Y finalmente le das clic en el botón Siguiente

 

Paso 4: Asigna las diferentes columnas a los Campos del Módulo: En este paso tendrás el listado de los encabezados de columnas del documento Excel al lado derecho vamos a seleccionar qué valor corresponde a cada columna para asignar a cada campo del CRM, tal cual como lo muestra la figura y luego le das clic en importar:

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Nota: Si no te aparece como las figuras a continuación, posiblemente es porque en el paso 2 debes cambiar el delimitador de (semicolon) esto se debe a la configuración del Excel al exportar registros en CSV.

Si vas a realizar varias veces la carga con un archivo similar las mismas columnas y el mismo encabezado puedes guardar el mapeo realizado dando clic en la opción que aparece al final de la página de “Guardar como asignación personalizada”, de esta manera la siguientes ocasiones que subas los archivos solo tienes que seleccionar esta opción y ya todos las columnas estarán asignados a los campos del CRM.

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Una vez el sistema te importe la información te mostrará un cuadro de resumen en donde te indica cuántos registros fueron importados o si alguno tuvo algún problema.

Finalmente, le das clic en Terminar y de esta manera ya importaste tus registros.

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¡Gracias por tu visita, esperamos que la información brindada te haya sido de gran ayuda!

 

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