10 claves para sacarle máximo provecho a tu CRM

Publicado en Software CRM por DataCRM . 04-05-2020

Ya tienes un CRM para tu equipo de ventas, pero todavía tienes dudas de cómo usarlo de la mejor manera posible. Piensas y piensas y sientes que no te está dando su máxima capacidad y realmente no sabes qué falta ¿Estamos describiendo exactamente lo que te pasa?

Bien dicen por ahí que el CRM está en el corazón de cada negocio en crecimiento y por ello las cifras de empresas que han adquirido una herramienta CRM en el 2019 aumentó del 56% al 74%, según súper Office.

Adicionalmente, ellos también afirman que el 74% de las personas que lo usan, dicen haber mejorado la gestión con sus clientes, pero ¿Qué pasa con el 26% restante? Puede ser que lo hayan adquirido y no lo usen, no lo necesitan o definitivamente no lo saben usar y si este último es tu caso, no te preocupes, te daré diez claves súper efectivas para que ganes ventaja y te conviertas en un cinta negra de las ventas. Empecemos:

#1 La lista de clientes: Todo equipo de ventas existe gracias a sus compradores: potenciales o fijos. Por eso, la lista de clientes es supremamente importante, pero estos contactos deben ser perfilados según tus intereses, que puedan estar potencialmente interesados en los productos o servicios. Esta lista, siempre se debe mantener actualizada y hay que enriquecerla constantemente.

Algunos optan por comprar bases de datos y así llegar a un público más amplio y esta es la peor idea que pueden llevar a cabo, pues puedes correr el riesgo de que pierdas el dinero en información errada o que ya no está vigente, tener datos de personas a quienes no les interesa tu producto o servicio y esto conlleva a perder la credibilidad de tu empresa.

Mi sugerencia es que empieces poco a poco a construir tu base de datos y la vayas subiendo con todos los detalles necesarios a tu CRM (nombre, empresa, correo, teléfono, website, ciudad, etc) trata de no omitir ningún detalle, así al momento de segmentar o realizar alguna tarea por algún dato en común, será mucho más sencillo.

#2 Metas: Para medir la efectividad debes plantearte metas, pero deben ser racionales para que las puedas alcanzar, recuerda que estas metas deben ser datos clave que determinarán cómo va evolucionando (o decreciendo) el rendimiento de tu empresa.

Parte de los objetivos empresariales y luego ve centrando la estrategia a tu equipo comercial. Por ejemplo: ¿Cuántos prospectos quieres captar en el mes? ¿Con cuántos leads vas a tratar en el día? ¿Cuántas ventas harás en el mes? Esto te podrá ayudar a tener mejor manejo de tiempo y lograr así mayor efectividad.

Lo mejor de todo, es que desde el CRM puedes optimizar los resultados de tu equipo, ya que te permite ver el cumplimiento de estas metas en tiempo real mediante informes gráficos, así podrás reaccionar si vas lejos de tu objetivo o como sobrepasarla para llevar la ventaja en el área.

#3 Con-tacto: Crear empatía con el cliente es necesario, pues ya no basta con que el producto sea bueno. Sin embargo, es necesario tener un patrón o guion de llamada, de modo tal que sea más fácil la conversación.

Ejemplo: Presentarse, indicarle al cliente cuál es el motivo de la conversación telefónica, hacer preguntas clave sobre la empresa o persona para ofrecer lo adecuado a su perfil y tener respuestas determinadas ante preguntas o quejas frecuentes.

Debes tener en cuenta que sea cual sea el medio por el cual te comuniques con la otra persona, debes ser muy cortés. Sin importar el tono o la reacción de la otra persona, debes comportarte de manera profesional.

Aprovecha las posibilidades que te dan las herramientas CRM hoy en día, pues desde tu dispositivo móvil y con una App adecuada, ya sea para dispositivos Android o iOS, puedes contactar a tus clientes o prospectos directamente al WhatsApp, correo electrónico o llamada, de esta forma ahorrarás tiempo y podrás utilizar los canales apropiados de acuerdo a tus necesidades.

#4 Orden: Organiza tu lista de clientes y clasifícalos de acuerdo a la fase en que se encuentre, así sabrás cuáles son tus negocios, cuáles están por convertirse en compradores de tu marca y cuáles están renuentes y por qué. De esta manera, sabrás como manejar cada llamada de acuerdo al prospecto.

Si tienes más de un agente comercial en tu equipo puedes asignarles cierto tipo de clientes a cada uno. Puedes evaluar las habilidades de cada uno y a partir de ello distribuirlos.

Otra clave que puede hacerle sentido a tu estrategia de ventas es personalizar al máximo tu CRM, es decir, establecer un orden en el diseño de tus cotizaciones, nombrar tus etapas de venta, definir los campos que necesitas para captar información y descartar los que no, sin olvidar que lo ideal es hacerlo sencillo y que no se deban llenar muchos campos, etc.

#5 E-mailing, tu mejor aliado: Obtener los datos de potenciales clientes no vale nada si no hay seguimiento personalizado. El E-mailing es la mejor manera de mantener interés y convertir los leads que hemos conseguido con nuestro equipo de ventas y el CRM.

No olvides que una buena campaña de E-mail Marketing es un paso muy importante y lo mejor es que desde el CRM puedes automatizar el envío de estos de acuerdo a alguna acción en concreto.

Por ejemplo, si después de haber hablado con un posible cliente, marcas en tu CRM dicha actividad y automáticamente se enviará un correo diciendo ”Gracias por haber aceptado mi llamada. Te envío el portafolio de servicios como te lo mencioné” o cualquier mensaje que se adapte a tu negocio.

#6 Gamificación: Unificar tu estrategia de CRM con una de gamificación te ayudará en varias cosas: Una, en hacer que tu equipo de ventas se tome los retos como una manera de crecer y de contar con beneficios adicionales, además, te ayudará a perfilar el interés de cada uno por su trabajo y por lograr cumplir las metas.

Idealmente, también fomentará la participación, la sana competencia y la necesidad de cada uno por demostrar quién es mejor. Ten en cuenta que dicha competencia también puede ser medible desde la herramienta, como lo mencioné anteriormente.

La empresa de investigación y consultoría en tecnología de la información, Gartner, informó que el 40% de las empresas mencionadas por la revista Fortune 1000, utilizan la gamificación como estrategia para mejorar la actuación de sus equipos y así mismo obtienen los resultados deseados por lo que se han posicionado en los mejores lugares a partir de sus grandes resultados empresariales.

#7 La posibilidad de rectificar a tiempo: El mundo digital te permite algo: poder optimizar tu trabajo apenas vayan surgiendo estadísticas y el manejo de tu software de CRM te ayudará a lograrlo.

Mantente atento a lo que se genere y corrige a tiempo para hacer que los resultados cambien a tu favor. El tiempo es el mayor obstáculo para muchos, sin embargo, con las diferentes opciones y posibilidades que te ofrece la herramienta, no todo se limita a que el tiempo es igual a métricas.

Actualmente, automatizar todos los procesos posibles hace que tu equipo tenga menos tareas para ejecutar y así centrar toda su atención en lo que realmente importa: vender.

Algunas de esas tareas se relacionan con la posibilidad de enviar mails después de cierta acción, majear herramientas como las campañas de Google Ads desde un solo lugar y recibiendo allí los resultados del mismo, tener en un solo informe todos los detalles desde donde vienen tus prospectos, y mucho más.

Así que la optimización de ese tesoro tan preciado llamado “tiempo” puede ser aprovechado al máximo con un CRM y sin duda es uno de los principales motivos lo que las empresas lo adquieren.

#8 Tu guía: Es importante que estés atento a todo, que demuestres tu presencia y que logres junto a tu equipo los mejores resultados posibles. Entiende cómo es el trabajo, entiende a tu equipo y haz que ellos te entiendan a ti, esto es clave para un mejor desarrollo.

El CRM se convierte en tu mejor aliado para hacer seguimiento a todo lo que esta pasando al interior de tu equipo, todo va en tu capacidad analítica para tomar acciones a tiempo.

A su vez, esa versión analítica que debes tener, se necesita en la visión externa, con los clientes, aliados y demás personas ajenas a tu empresa y que no pueden quedarse sin un seguimiento decuado.

En resumen, el CRM te dará todas la alertas que necesitas, tanto a nivel interno, como externo, pero finalmente eres tu quien delimita qué sucederá con lo que visualizas en él, por ello siempre es necesario hacer énfasis en que el CRM no va a funcionar si realmente no lo utilizas.

#9 Une tu estrategia de CRM con una de Inbound Marketing: Esto ayudará a que los clientes potenciales que lleguen sean de mucha mejor calidad y garanticen mejores resultados.

Para esto es clave el contenido que ofrezcas y cómo lo compagines con el producto o servicio que ofreces. Por más que consideres que lo tuyo se vende solo, necesitas acompañarlo con contenido de calidad que le ayude a tus posibles compradores a también ser mejores.

Hoy en día hay bastantes estrategias de inbound marketing que puedes ejecutar en tu negocio, lo mejor es que todos los resultados llegan directamente al CRM.

Por ejemplo, si quieres hacer un webinar, desde el CRM puedes generar una landing page para el registro de los prospectos y automáticamente tendrás todos los datos para contactarlos en un futuro.

Otra de las posibilidades relacionadas con el inbound marketing es la integración con otras herramientas, como zapier que te permite conectar con más de 2000 aplicaciones. También puedes integrar el CRM con tu correo electrónico, plataformas de mails masivos como milchimps o RD Station, y mucho más.

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La recomendación es que conozcas muy bien el CRM que hayas adquirido, de esta forma no solo puedes tener toda la información en un solo lugar, sino que te dará un sin fin de estrategias que puedes realizar y sincronizar.

#10 Tu relación con los clientes: Es importante que entiendas esto: El cliente necesita saber que tú estás ahí para ayudarlo, pero no quiere que lo molestes en exceso. Acompáñalo durante su ciclo (o tu ciclo), conviértelo en tu aliado y amigo y demuéstrale que junto a ti (o tu producto o servicio), conseguirá cumplir sus metas. Esto te ayudará a fidelizarlos.

Precisamente la fidelización es clave para toda estrategia de CRM, porque al final, esos clientes fieles serán la cara de tus productos o servicio y los mejores casos de éxito. Ellos, serán los que te recomienden ante sus similares y los que te tenderán una mano cuando la necesites.

Para finalizar con esta primera parte te sugiero chequear cada uno de los puntos y autoevaluarte para corroborar qué debes mejorar en el uso de tu CRM y así obtener los resultados deseados. Ten en cuenta que estos son tips generales y que aplican a cualquier CRM, si alguno de los puntos no aplica en el que estás usando actualmente, te recomiendo cambiarlo a uno que se adapte a tus necesidades.

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