3 pasos para automatizar las ventas en tu negocio

Aprende en este artículo los pasos para convertir a tu empresa en una máquina de ventas. Entiende los procesos ideales para obtener grandes resultados en poco tiempo y con una menor inversión.

Estefanía Krastz

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Cuando escuchamos o vemos la palabra automatizar, para muchos suele ser asociada con configuraciones complicadas, procesos largos, capacitaciones eternas y un sin fin de significados errados que al final se convierten en la excusa perfecta para continuar desperdiciando tiempo y dinero.

 

La ola del las estrategias digitales en las ventas está creciendo cada vez más, esto se traduce en planear estrategias innovadoras que capten prospectos calificados, listos para que área de ventas los cierren en el menor tiempo posible.

 

¿Qué hace tan necesario los procesos automatizados en una empresa?

1. Ahorro de costes: En su mayoría, las empresas cuentan con empleados para realizar ciertas tareas que pueden ser automatizadas y por ende te permitirán ahorrar dinero. Esto no significa que el hombre deba ser remplazado por una máquina, sino que esta persona puede enfocarse en otras tareas que ayuden a alcanzar los objetivos de su área, en este caso el ahorro sería doble: en dinero y en tiempo.

 

2. Predice tus resultados: Medir, analizar y mejorar tus estrategias se convertirán en la clave para sobrepasar a tu competencia, ya que tendrás a la mano un panorama de 360º de lo que sucede en el día a día con tu equipo y sus resultados. Esto te da una ventaja antes de recibir tus resultados finales, pues es posible ajustarlos en el camino, identificar qué es lo que realmente funciona y crear a tiempo planes de contingencia.

 

3. Crece tu negocio: Son tantas las funciones que puedes automatizar que a tu equipo le quedará el tiempo suficiente para enfocarse en lo que realmente necesita tu empresa: los clientes. Además, de ser posible ellos y tú tendrían la facilidad de trabajar desde cualquier lugar del mundo sin descuidar ninguna oportunidad de venta.

 

4. Te da un mejor retorno de Inversión (ROI): La multicanalidad al momento de lanzar tus campañas de marketing pueden ser centralizadas en una sola parte, esto te permitirá tener el control de todas las oportunidades de ventas, es decir, por donde llegaron, cuándo llegaron y toda la información que hayas adquirido, así tomas decisiones más rápidas y los resultados serán más claros de acuerdo a lo invertido.

 

5. Contribuye a la fidelización de tus clientes: Para nadie es un secreto que es más fácil retener a los clientes actuales que conseguir nuevos, y para ello se requiere táctica, la cual hasta cierto punto te puede ayudar, ya que podrás brindar soluciones más eficientes a las PQRs (preguntas, quejas y reclamos) de tus clientes y así darles una mejor experiencia.

 

¿Pueden presentarse problemas al automatizar mi negocio?

Como en cualquier proceso, ya sea manual o en este caso automático, es necesario fijar fechas exactas para hacer un chequeo y revisar si todo funciona como debería ser. Ten en cuenta que las herramientas tecnológicas deben estar en constantes actualizaciones y esto tal vez afecte alguno de tus procesos.

 

Algunos de los casos más comunes que se presentan es en la automatización de correos electrónicos al momento de personalizarlos, por ejemplo. Es decir que si tu oportunidad de venta se convirtió a través de una landing page y en el campo nombre escribió “Prueba”, lo más probable es que de allí en adelante todos los correos que reciba sean mencionando este nombre si no actúas a tiempo. Tal vez no sea un problema grave, pero como empresa debes estar pendiente de que estos pequeños errores no se acumulen.

 

Otra situación que se puede presentar es que no tengas datos claros de tus clientes por no etiquetarlos o taggearlos, esta es una tarea que puede automatizarse y que te servirá al momento de poner en marcha tus estrategias.

 

Estos son solo algunos ejemplos, pero como ves no son problema como tal de la automatización, sino más bien de la ausencia del monitoreo, este lo puedes realizar cada 2 o 3 meses y así evitar la pérdida de datos o procesos inconclusos.

 

 

 

Pasos para automatizar las ventas de tu negocio

  1. Define qué es lo que deseas automatizar

Responde a las siguientes preguntas:

 

  • ¿Qué deseas solucionar con tu proceso de automatización?

  • ¿Cuáles son aquellas tareas que realmente ralentizan tu proceso de ventas?

  • ¿Qué tan dispuesto estás a transformar tu método de trabajo?

 

Esto te ayudará a tener un panorama más amplio de tus objetivos y a identificar cuáles son las herramientas que debes adquirir.

 

  1. Adquiere un CRM intuitivo y completo

Esta herramienta será tu mano derecha en todo este proceso. Ya es la base para catapultar tus ventas gracias a sus múltiples funcionalidades que podrán automatizar no solo la gestión de tu equipo comercial, sino la de tu equipo de marketing y servicio al cliente.

 

Sin duda son esta herramienta no solo podrás programar tus tareas y las de tu equipo, sino que también te ayuda a incrementar las ventas a más de un 25%, ya que tu equipo se enfocará en lo que realmente deben y el resto trabaja solo.

 

Este es uno de los métodos más eficientes para aumentar los ingresos en las empresas, sin embargo no todos los CRM son iguales o se adaptan a todas los negocios, es por esto que se deben evaluar previamente los factores tu empresa necesita antes de adquirir una solución en particular.

 

  1. Automatiza tus procesos

Una vez hayas elegido la herramienta correcta, es momento de poner manos a la obra por eso te dejo algunas de las automatizaciones más eficientes y simples, pero que reflejarán grandes resultados.

  • Centraliza tus oportunidades de venta

 

Como te mencionaba anteriormente, es de suma importancia definir y conocer cuáles son los canales por los cuales llegan tus prospectos calificados, ya sea a través de redes sociales, SEO, Google Ads, chat, Landing Pages, WhastApp, sitio web, etc. Esto te permitirá identificar cuáles son los más efectivos, sino que te permitirá mejorar la sincronización entre los equipos de marketing y ventas para el proceso de compra.

 

Esto lo puedes visualizar a través de informes gráficos, y todos los datos que recibas se crearán automáticamente en el CRM, listos para comenzar a ser gestionados.

 

  • Define tus emails

Te has preguntado ¿cuánto tiempo pasan tus comerciales escribiendo y enviando emails? Este tiempo puedes economizarlo creando y personalizando plantillas, pero debes tener en cuenta que el contenido de esos emails debe ser el adecuado de acuerdo a cada fase del embudo de ventas en el que se encuentre.

 

Por ejemplo, si un usuario acaba de adquirir tu producto o servicio, puedes automatizar un correo electrónico en el que le des la bienvenida a tu marca e incluir un bono de descuento para la próxima compra, ahora bien si el mismo usuario realiza nuevamente la compra sería ilógico que reciba nuevamente esa información de bienvenido, por lo cual se debe automatizar una comunicación distinta, tal vez haciendo referencia en agradecimiento por su fidelidad.

 

Establece un estilo para tus correos, esto le dará identidad a tu marca y por ende reflejará confianza, pueden ser correos simples o diseños elaborados, esto dependerá de tus gustos, lo más importante es tratar de reducir los textos dentro de las imágenes, ya que en ocasiones puede que no cargue la imagen y la información se pierde.

 

Otro factor a tener en cuenta es la frecuencia de estos emails, no quieres que te envíen a spam o que cancelen suscripción.

 

Algunos CRM te brindan la posibilidad de enviar correos desde la misma plataforma, al mismo tiempo integrarlo con Gmail, Outlook, Yahoo, etc. y todo lo que envíes podrás visualizarlo en cada oportunidad de venta y en tu cuenta de correo.

 

Adicionalmente te permite integrarte con herramientas de envío de email masivas como mailchimp para ejecutar tus estrategias.

 

¡No olvides medir los resultados de tus emails!

 

  • Seguimiento a tus Oportunidades de Venta

Es importante que asignes a TODOS tus contactos tareas o actividades, esto te ayudará a no dejar pasar por alto a ninguno y así cerrar tus ventas más rápido. Por ejemplo, establece actividades que te recuerden cuándo debes llamar a un usuario en específico y para qué, o asigna reuniones para firmar un contrato y ¿por qué no? Recordar enviar una cotización o un documento vía email.

 

Adicionalmente dentro de este seguimiento es importante registrar cada acuerdo o comentario importante, ya que entre cliente y cliente se puede olvidar lo pactado o si se asigna el usuario a otro miembro del equipo, sepa qué es lo que está sucediendo con él.

 

Aquí la ventaja es que para realizar este seguimiento podrás visualizar absolutamente todo lo que pasa con cada uno (además de su información).

 

  • Filtra

Es posible que algunas personas que te dejan sus datos no estén realmente interesadas en tu marca o no sean de tu foco. A estas personas las puedes identificar fácilmente y así quedarte solamente con tus clientes potenciales.

 

Esto te ayudará a no malgastar tu tiempo en gestiones sin sentido y priorizarás acciones con los que realmente son.

 

  • Métricas clave

Convertir los datos en información te ayuda a determinar cómo evoluciona tu empresa. Es fundamental establecer métricas clave en las diferentes etapas de tu proceso comercial, ya que esto te permitirá anticiparte a los resultados finales

 

Los informes gráficos son una pieza clave que debes automatizar. Aprovecha el sin fin de métricas que puedes obtener y personalizar, que contribuirán al desempeño de tus objetivos comerciales, ya que se convierte en la ruta para asegurar el logro de las metas mensuales.


Usar herramientas tecnológicas siempre será una excelente inversión, en especial para las pymes y así llevar su empresa a otro nivel. Una de las herramientas más completas para comenzar a automatizar tus procesos comerciales es DataCRM, una solución completa, simple, intuitiva y con muchos recursos para poderla aprovechar completamente.

 

Súmate a las empresas que han sido casos de éxito gracias a la implementación de una solución CRM.