Cómo Automatizar los Procesos de Tu Empresa en el 2021

Manejar una empresa es una tarea compleja, requiere mucho esfuerzo y dedicación para hacerlo exitosamente. Cada pequeña parte de tu empresa contribuye al resultado del todo. Por eso, es importante buscar constantemente las mejores formas de optimizar todos los procesos.

Las nuevas tecnologías nos ofrecen múltiples maneras de automatizar una gran cantidad de aspectos de la gestión empresarial. Si logras aprovechar las ventajas de este tipo de herramientas, notarás un gran avance en tu empresa durante 2021.

Dependiendo del sector de tu empresa, serán diferentes los procesos que deberás automatizar con mayor prioridad. Sin embargo, hay ciertas áreas comunes a todos los negocios y emprendimientos cuya automatización facilitará enormemente la gestión empresarial.

1. Facturación y contabilidad

La administración de las finanzas es uno de los aspectos más importantes para cualquier empresa. Es evidente que los movimientos financieros son la base de cualquier negocio, intercambiar bienes o servicios por dinero es de lo que se trata, en principio, una empresa. Sin embargo, es también una de las áreas más complicadas y tediosas para muchos empresarios y emprendedores.

Gestionar, tramitar y diseñar facturas es un proceso que requiere una gran inversión de tiempo y conocimientos. Además de eso, el control de la contabilidad de tu empresa no se limita únicamente a esto. Es también indispensable hacer un seguimiento de todos tus ingresos, gastos y presupuestos. Así como gestionar tus impuestos, deudas y cualquier tipo de imprevistos.

Es por esto que automatizar todos estos procesos transforma por completo la forma en la que trabajas. Implica una gran optimización de tu tiempo y tu dinero, lo que significa que podrás dedicar energía a otros aspectos más creativos de tus proyectos, o simplemente a descansar.

Existen distintas herramientas online que te permiten llevar de manera automática la contabilidad y facturación de tu empresa. Muchas de ellas ofrecen la posibilidad de acceder a tu contabilidad en la nube de manera muy sencilla. Otras ofrecen opciones casi infinitas de personalización de facturas, para que puedas adaptarlas a la identidad de tu empresa.

Con estas plataformas digitales de gestión contable y de facturación, podrás establecer fechas específicas para que tus facturas se envíen automáticamente. Podrás también conectar tus bancos con estas herramientas y que ellas gestionen absolutamente todos los aspectos financieros de tus proyectos. Además, es posible hacer un seguimiento en tiempo real de tu situación contable en cualquier momento, desde cualquier lugar.

En general, cada necesidad contable se verá registrada, controlada y automatizada a través de distintos formatos y estilos.

2. CRM

La relación con tus clientes es otro de los aspectos primordiales en el éxito de cualquier empresa. A medida que un emprendimiento crece, el seguimiento de cada cliente se vuelve un proceso cada vez más exigente.

Para agilizar esta área en tu empresa, existen muchos tipos de CRM que se encargan de gestionarlo de manera automática. Estas plataformas digitales ofrecen una gran variedad de herramientas para hacer el trabajo del emprendedor mucho más sencillo.

Podrás encontrar funciones como recordatorios del seguimiento de cada venta, sugerencias con base en tus acciones previas, pronóstico de ventas, entre muchas otras.

En general, el procesamiento de datos permitirá que puedas proyectar tus ventas a futuro y gestionar tu embudo de ventas de manera más eficiente. Además de esto, debido a que la mayoría de estos programas se encuentran en la nube, podrás acceder a ellos desde cualquier dispositivo.

Al automatizar la relación con tus clientes, les ofreces más rapidez y eficacia, por lo que ellos estarán mucho más satisfechos. Al mismo tiempo, tú ahorrarás tiempo, por lo que reducirás también costos en tu empresa.

3. Redes sociales

En la actualidad, la mayoría de las marcas y empresas hacen uso de las redes sociales para promocionarse. Se sabe por todos que las redes sociales como Instagram, Facebook, Twitter, e incluso TikTok, son herramientas increíblemente funcionales para acceder a ciertos tipos de público. De hecho, en algunos casos, se podría pensar que son elementos indispensables para poder tener presencia y ser considerados realmente como una competencia en tu sector.

Las redes sociales son herramientas que usan la gran mayoría de las personas en su vida personal y cotidiana. Sin embargo, esto no significa que sea más sencillo o que requiera menos esfuerzo utilizarlas como medio de comunicación y promoción.

Es fundamental que exista una estrategia clara detrás de cada paso que des en las redes de tu empresa. Cada elección de color, fotografía y texto tendrá un efecto en tus seguidores. Ese efecto llevará consigo la imagen de tu marca, por lo que debes cuidar cada detalle para que sea proyectada de la forma que deseas.

Esto significa que el manejo de redes es un trabajo que exige inversión de creatividad y tiempo. Por eso, es recomendable automatizar los aspectos menos creativos, para ahorrar tiempo y dinero en tareas repetitivas.

Hay diferentes herramientas digitales que te permiten reunir en un solo lugar todas tus cuentas de distintas redes sociales. Puedes sincronizar todo tu contenido y automatizar cada publicación con antelación.

De esta manera, solo tendrás que invertir tiempo en crear la estrategia adecuada y establecer las fechas en las que cada cosa deberá ser publicada. Al hacer esto, podrás desentenderte de publicar contenido durante una semana o un mes, ya que se hará de forma automática al haberlo programado.

Además, puedes revisar las estadísticas de interacciones de tus seguidores con tu cuenta. Esto significa que puedes hacer un seguimiento del éxito o fracaso de cada estrategia que has aplicado, para mejorar a largo plazo.

Es posible también encontrar algunas redes sociales que cuenten con un mecanismo de automatización propio. Lo importante es encontrar el método que se adapte mejor a tus necesidades, y te permita gestionar de manera más inteligente el manejo de tus redes.

4. Marketing digital

El marketing digital es otro método bastante utilizado actualmente para la promoción de marcas y empresas. Es todo un mundo por explorar para los que no lo utilizan todavía. Sin embargo, si tu empresa está en crecimiento y necesitas expandir tu promoción hacia todas las áreas que puedan funcionar, el marketing digital es una excelente opción.

Lo más recomendable, para las marcas que se lo pueden permitir, es entregar la gestión de esta área de trabajo a una empresa especializada en el tema. Sin embargo, si prefieres mantenerlo dentro de tu equipo por el momento, puedes tomar en cuenta que la mayoría de los procesos de marketing digital pueden ser automatizados.

De manera parecida a como funcionan las herramientas de CRM, existen otras especializadas en la gestión del marketing digital. La mayoría de estas plataformas ofrecen un manejo de todos los aspectos de marketing en un solo lugar. Puedes organizar, controlar y automatizar email marketing, leads, landing pages, analíticas de marketing y creación de contenidos digitales personalizados. En algunos casos, incluso, estas herramientas incluyen el manejo de redes sociales dentro de sus posibilidades.

Al hacer uso de este tipo de tecnología, podrás enfocarte en crear las estrategias adecuadas, analizar sus resultados y modificarlas de ser necesario. Hacer esto, sin tener que invertir tiempo en ejecutar manualmente todos los demás aspectos del marketing digital, hará que la eficiencia de tu empresa crezca considerablemente.

Ventajas generales de automatizar los procesos de tu empresa

Ahorro de tiempo: La primera ventaja que viene a la mente al pensar en el concepto de automatización es el ahorro de tiempo. Sin duda, es la más directa y beneficiosa en el caso de los procesos de una empresa, sobre todo en crecimiento.

Aumento de la productividad: Al ahorrar tiempo, los procesos pueden hacerse mucho más pronto y con menos inversión de esfuerzo, lo cual aumenta la productividad general de tu empresa. Cada empleado podrá enfocarse mucho mejor en el trabajo que realmente necesita hacer para conseguir los mejores resultados.

Reducción del error humano: En muchos casos, las tareas que se pueden automatizar requieren de atención al detalle y repetición. Por eso, al ser automáticas, se evitan los posibles errores humanos a través de la sistematización de cada proceso.

Reducción de costes: Finalmente, al reducir la inversión de tiempo, se requiere menos trabajo humano. Al aumentar la productividad, se obtienen más y mejores resultados en menos tiempo. Todo esto, deriva en una reducción de los costes de tu empresa, en comparación con los beneficios.

Conclusión

Existe una enorme cantidad de posibilidades diferentes para hacer que ciertos procesos sean automáticos. Lo importante es que evalúes las necesidades de tu empresa, los procesos que requieren mayor inversión de tiempo y que pueden ser optimizados. De esta forma, podrás establecer la mejor estrategia para hacer que las herramientas mencionadas se vuelvan aliados de gran valor en tu trabajo cotidiano.