Implementa la automatización de procesos en tu empresa

Conoce las los tipos de estrategias que puedes automatizar en tu negocio. Evalúa qué procesos repiten constantemente tus equipos y lánzate a la transformación.

Estefanía Krastz

2 DIC 2021

Durante los últimos años hemos escuchado hablar de la automatización y si bien esto hace parte de las estrategias digitales, no todas lo saben implementar. Estas tácticas para programar tareas te ayudarán a obtener resultados notables, por ende debes aprovechar todas las plataformas u aplicaciones que cuenten con este tipo de inteligencia artificial.

Al hablar de automatización de procesos se define como “el uso de las nuevas tecnología para ejecutar tareas o procesos recurrentes en un negocio” y fue pensado para aumentar la eficiencia y reducir costes. De acuerdo con mckinsey.com, los equipos dedican casi el 20% de su tiempo a actividades que podrían programarse, por esto cada vez más empresas cambian sus estrategias con el fin de aprovechar mejor este tiempo.

Por ejemplo, cada vez que tienes una oportunidad de venta en la fase de “interesado” puedes automatizar una tarea en la que cada vez que pase de esta fase a otra, se le envíe un correo electrónico de forma automática con información necesaria que contribuya a tu cierre de venta. También puedes programar actividades futuras que te recuerden que en X fecha debes reunirte con un posible cliente o llamarlo.

Desde hace varios años se ha demostrado que aquellos negocios que basan sus procesos en automatizaciones tienen la posibilidad de enfocarse en otras tareas de mayor impacto, generando así una mejor inversión de tiempo/dinero. Y hoy, en este artículo quiero contarte algunas estrategias simples, pero que harán de tu empresa un negocio rentable, sostenible y escalable.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización?

Incrementa la productividad
Reduce las probabilidades de cometer errores
Ahorro de tiempo en la ejecución de ciertas tareas
Mayor orden y optimización de la comunicación interna gracias al manejo de un mismo lenguaje de trabajo
Integración de diferentes sistemas en uno mismo
Reducción de costos

¿Tiene desventajas implementar la automatización en tu empresa?

Preocupación de los empleados por ser despedidos o cambios en sus funciones
Resistencia a la tecnología
Procesos muy exactos, por lo cual los equipos pueden perder la flexibilidad en sus labores

Es hora de Automatizar tus procesos

Si bien es cierto, aún falta un camino amplio por recorrer frente a este tipo de estrategias. Sin embargo, para fines de 2026, se estima que el segmento de pequeñas y medianas empresas tendrán la oportunidad incrementar sus ingresos por más de US $1,600 millones durante hasta el 2026.

Entonces ¿Por dónde comenzar?

1. Aprovecha las herramientas gratuitas

Comienza por lo básico, implementa respuestas automáticas en tus redes sociales o saca provecho de todo lo que puedes hacer con WhatsApp Business como cargar tu catálogo y tus datos, esto le ahorrará tiempo a tus oportunidades de venta de preguntarte información de tu marca. Adicionalmente, puedes establecer mensajes de ausencia para que cuando no estés en horario laboral, ellos sigan interactuando contigo al igual que si diseñas un mensaje de bienvenida cada vez que comiencen a interactuar con tu marca.

Otra de las herramientas que puedes usar son las Landing Page Gratuitas, que son esas páginas creadas con el objetivo de convertir a los visitantes en interesados, de tal manera que se automatizan los procesos cambiando la forma de ingresar los datos de las oportunidades de venta manualmente por un modo de “autogestión” en la que los mismos visitantes dejan sus datos y así puedas comenzar a hacerles el respectivo seguimiento, hasta cerrar tu venta. Estas Landing Pages se caracterizan por ser sencillas, concisas y con formularios simples para facilitar la conversión.

>>Conoce Aquí cómo hacer landing pages efectivas<<

Otra opción que sin duda catapultarán tus resultados son los CRM, si bien algunas de estas soluciones son pagas, en el mercado encontrarás opciones muy completas en versiones gratuitas. Esta te permitirá sincronizar a tus equipos de marketing, ventas y servicio al cliente para alcanzar objetivos en conjunto y mejorar tus resultados.

Un modo de sacarle provecho es centralizar todos los datos recolectados en tus fuentes de prospección (landing Pages, WhatsApp, emails, Redes sociales, Google Ads, etc.), de esta forma sabrás que son clientes potenciales para que el área comercial comience a realizar el seguimiento correspondiente a través de las diferentes fases de venta hasta cerrarlas. Una vez se conviertan en clientes, entra el equipo de Servicio al Cliente a fidelizarlos.

Como ves, son opciones muy completas, sin costo y que te generarán resultados exitosos.

2. Identifica cuáles son las tareas repetitivas de tu equipo

Es comprensible sentir temor frente a dejar muchas funciones en manos de una máquina, sin embargo, es necesario aclarar, que si bien una automatización marcha por sí misma, es importante revisar con cierta frecuencia que todo vaya tal como inicialmente lo dejaste, ya que por motivos como actualizaciones de software o alguna configuración errada o edición pueden arrojarte hacia una experiencia negativa.

Una vez seas consciente de esto puedes dar inicio al proceso de análisis de las tareas:

3. Tareas que puedes automatizar

Actualmente, hay muchas tareas o procesos que se pueden automatizar, sin embargo, no todos aplican para todos los sectores. Entre los más comunes están:

Notificaciones
Procesos de compras
Estrategias de Email Marketing
Gestionar solicitudes de servicio al cliente y soporte técnico
Entrada y migración de datos
Segmentación
Respuestas automáticas
Copias de seguridad y restauración
Pedidos
Facturación y Nómina

4. Integra tus herramientas

Facilita tu trabajo integrando distintas herramientas en una sola. Por ejemplo, si tienes un CRM puedes integrarlo con tus plataformas favoritas detal manera que toda la información que reciba desde cualquier solución, llegue al CRM y no pierdas la trazabilidad de lo que sucede con tu empresa.

Algunas de las integraciones favoritas que puedes obtener con un CRM ideal son:

Google Ads
WhatsApp
Mailchimp
Landing Pages
Páginas Web
Formularios Web
Woocommerce
G Suite y Outlook
Clickatell
Jivochat
Zappier ¡y muchos más!

Como ves, el programar tus actividades puede ayudarte en gran medida. Solo debes contar con las herramientas de acuerdo a las necesidades de tu empresa y comenzar a analizar como optimizar el tiempo, de esta forma podrás mirar hacia el futuro creciente de tu negocio.