Guía completa sobre administración de ventas

En esta guía detallada aprenderás lo que es la administración de ventas y por qué es importante para tu negocio.


DataCRM

17 MAY 2021

 

La actividad principal de cualquier negocio que pretenda prosperar debe basarse en las ventas. No solo son su principal fuente de ingresos, sino que le permiten darse a conocer al público a través de sus productos y/o servicios y comprobar cuál es el nivel de aceptación de estos.

 

Al mismo tiempo, le ayuda a trazar el perfil de los clientes potenciales, a los que podrá ofrecer artículos mejorados y personalizados. Para lograr el éxito en este campo, es necesario contar con una administración de ventas bien diseñada, que se ciña a los objetivos marcados.

 

Por desgracia, son muchas las empresas que no cuentan con un departamento comercial bien organizado que gestione las actividades de ventas e implemente procesos orientados a conseguir objetivos, lo que se traduce en pérdidas de oportunidades y competitividad.

 

La siguiente guía explica qué es la administración de ventas, por qué es importante para la empresa y cuáles son los procesos que lleva a cabo.

 

¿Qué es la administración de ventas?

El concepto de administración de ventas engloba todas aquellas acciones que realiza una empresa con el objetivo de generar ventas. Con este fin, el departamento comercial planifica, supervisa, controla y evalúa cada una de las fases.

 

La administración de ventas es un proceso continuo que todo negocio que genere ingresos debería tener en cuenta. Se trata de utilizar técnicas y estrategias de venta orientadas a alcanzar los objetivos previstos y lograr el crecimiento de la empresa. Al mismo tiempo, permite que esta se mantenga al día con las últimas innovaciones de su sector, lo cual puede marcar la diferencia con la competencia.

 

Todo esto no sería posible sin la denominada «fuerza de ventas», es decir, el conjunto de recursos que hace posible la comunicación entre la compañía y los clientes potenciales.

 

La fuerza de ventas está compuesta por una parte humana, en la que interviene cada uno de los miembros del equipo de ventas; y otra de medios materiales, que incluyen los equipos informáticos, los software de ventas, la sede corporativa, las investigaciones de mercado, los canales de comunicación, las plataformas virtuales, las campañas de publicidad, etc.

 

La dirección de ventas es la encargada de organizar ambos recursos, mientras que los responsables de captar a los posibles clientes componen el grupo principal de esa fuerza dedicada a potenciar las ventas.

 

Objetivos de la administración de ventas

Las actividades del departamento de ventas se concentran en dos objetivos principales:

 

  • Hacer que los clientes conozcan la empresa, su marca y el producto o servicio que comercializa.
  • Ser el enlace entre la empresa y el cliente con el fin de generar ventas. Esto implica conocer bien sus necesidades, preocupaciones, hábitos y expectativas. Aunque, si bien la venta es el objetivo final, hoy en día la manera de lograrlo se centra más en conseguir fidelizar al cliente mediante entablar una buena relación con él, que dedicar horas a convencerlo de que compre.

 

Como resultado de esta actuación, la administración de ventas puede conseguir estos otros objetivos, esenciales para el crecimiento de cualquier negocio:

 

  • Aumentar el volumen de ventas utilizando campañas innovadoras o estrategias que marquen la diferencia en comparación con sus competidores.
  • Mejorar el producto o servicio. Esto requiere que los representantes de ventas obtengan información de las actividades que llevan a cabo otras empresas de su sector y que mantengan un contacto directo y continuo de con los clientes, con el fin de conocerlos mejor.
  • Tener mejor relación con los proveedores, que son quienes atienden las necesidades de la empresa para que el proceso de venta no se vea afectado.

Funciones del equipo de fuerza de ventas

Existen diversas acciones que son imprescindibles para que la administración de fuerza de ventas funcione de manera adecuada:

 

1. Seleccionar y organizar el equipo de ventas

El éxito de la fuerza de ventas empieza con la contratación de buenos profesionales. Ellos serán la base de todas las operaciones y el enlace entre el producto y el cliente.

 

Dependiendo del tamaño de la empresa, los equipos serán más o menos grandes, pero siempre contarán con un director de ventas, comerciales y vendedores.

 

2. Capacitar a los vendedores

La empresa debe contar con un programa de capacitación capaz de potenciar las habilidades de cada nuevo vendedor. Este debe llegar a conocer en profundidad la compañía, sus objetivos y productos, así como las técnicas de venta y los cambios en el mercado.

 

Este programa inicial puede durar semanas o meses. La idea es proporcionar una formación constante, por lo que muchas empresas organizan seminarios, reuniones y charlas. Incluso durante el proceso de venta, el gerente se debe preocupar por asesorar y motivar a los vendedores, sin importar los años de experiencia que tengan.

 

En cuanto a la motivación, puede representar un reto para cualquier gerente ya que supone conocer bien a su equipo y descubrir qué les motiva. Pero una buena comunicación y crear un buen ambiente de trabajo pueden ser de gran ayuda.

 

Algunos métodos para motivarlos incluyen el uso del encomio y la empatía, establecer cuotas de venta realistas, organizar concursos y premios que incentiven al personal, contar con salarios y comisiones que resulten atractivos, etc.

 

3. Diseñar la estrategia de venta

A partir de los objetivos que la empresa se haya trazado, se deberá crear el plan que defina cada uno de los pasos del proceso de venta, junto con las acciones se vayan a llevar a cabo.

 

Estas metas deberán ser asequibles. Por ejemplo, en lugar de organizar el plan a un año vista, se podría diseñar uno con los objetivos que se pretenden alcanzar durante el mes o el trimestre.

 

Por otro lado, cada empleado debe tener asignados unos objetivos de venta que deberá cumplir en un margen de tiempo razonable.

 

4. Utilizar herramientas que faciliten el proceso de venta

Los vendedores necesitan herramientas adecuadas para realizar su trabajo. Uno de ellos son los programas CRM, que minimizan la carga de trabajo y gestionan todas las actividades de forma rápida y efectiva.

 

También es útil el trabajo mano a mano con el departamento de marketing. Ellos pueden proporcionar otro tipo de herramientas (folletos, campañas publicitarias, presentaciones, etc) que simplifiquen el trabajo del equipo de ventas.

 

5. Vender

Se ponen en práctica todos los pasos que han sido planificados. Cada miembro del equipo de ventas deberá conseguir sus objetivos e intentar fidelizar a los clientes.

 

6. Medición de los resultados

Realizar un análisis del proceso de venta ayudará a la fuerza de ventas a comprobar si las decisiones que han tomado son las adecuadas. Al identificar los errores, se puede mejorar la estrategia y los productos o servicios. Como resultado, se generarán más ventas.

 

La importancia de la administración de ventas

Como hemos visto, administrar las ventas es útil para ofrecer un mejor producto o servicio a los clientes. Pero también para tomar mejores decisiones.

 

Con bastante frecuencia, las empresas sufren contratiempos con los proveedores (por ejemplo, cuando los productos o las materias primas no llegan a tiempo al almacén); y con los clientes, que quizás devuelven un artículo porque no era lo que esperaban, se ha estropeado durante el transporte, o simplemente no lo han recibido.

 

Al gestionar las ventas, el equipo comercial hace un seguimiento de todo el proceso, lo que les permite detectar los puntos donde la venta ha fallado. De esta manera, son capaces de optimizar los recursos y encontrar soluciones rápidas y eficaces ante cualquier problema.

 

Por otro lado, una buena administración de ventas mejora el entendimiento de la estrategia elegida por parte de todo el equipo comercial. Esto favorece la comunicación entre los miembros del departamento, que se sentirán más motivados para realizar su trabajo.

 

Llevar un registro de todo el proceso también permite que la empresa esté al día con las últimas tendencias de mercado y cree productos que armonicen mejor con las necesidades del cliente.

 

Por último, una buena gestión de las actividades de venta hace posible que se mantenga el contacto constante entre vendedores y compradores, lo que facilita la fidelización de estos últimos.

 

El proceso de administración de ventas

La administración de ventas de una compañía consta de tres pasos fundamentales: planificación, ejecución y evaluación. Veamos en qué consiste cada uno de ellos:

 

1. Planificación

El equipo de ventas debe trazar una hoja de ruta que refleje los diferentes desafíos que va a afrontar. Este plan debe responder con claridad a preguntas como qué se va a vender, cómo lo van a hacer, dónde y a quién.

 

La clave está en tener un programa detallado de cada paso a seguir. De lo contrario, la empresa irá a la deriva y no llegará a buen puerto.

 

2. Ejecución

Es el momento de poner en práctica lo planificado. Para conseguirlo, es importante ser constantes y disciplinados porque esta etapa del proceso pasará por fases de prueba y error.

 

Si la empresa cuenta con un canal de ventas, será más fácil manejar cada una de las operaciones destinadas a realizar la venta. Además, contribuirá a que el vendedor esté mejor organizado, tenga en todo momento el control de su trabajo y vea el progreso de sus actividades.

 

3. Evaluación

Se trata de realizar un análisis del proceso de venta. Hay que comprobar que todo lo planificado se está cumpliendo tal y como estaba previsto.

 

Los informes indicarán si el esfuerzo realizado es el adecuado para que el negocio crezca. En caso contrario, será necesario ajustar y mejorar los métodos de venta. Al mismo tiempo, permitirán descubrir al cliente ideal, conocerle mejor y, como resultado, atenderlo de forma más eficiente. En esta fase también se evalúa el trabajo de cada miembro del equipo.

 

Este es un proceso continuo, preparado para ayudar al equipo de ventas a encontrar a los compradores potenciales y desarrollar otras oportunidades de venta que quizás no se habían planteado. Pero también le ayuda a incrementar su cartera de clientes, así como a ser capaces de manejar con éxito los problemas que surjan.

 

En la era digital en que vivimos, todo este proceso ha pasado de elaborarse en las tradicionales hojas de cálculo a utilizar herramientas CRM. Estos programas permiten tener en un mismo sitio todos los contactos, las conversaciones se ha mantenido con ellos y la fase de la venta en la que se encuentran.

 

Como conclusión, cabe decir que por muy bueno que sea un producto o servicio, si falla algún punto del proceso de venta todo el tiempo, dinero y esfuerzo invertidos habrán sido inútiles. Por eso, cuando todo el equipo trabaja unido y sabe cuál es su papel, la empresa gana en competitividad y está bien encarrilada hacia el éxito.


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